Poradnik początkującego przedsiębiorcy – Jak złożyć ofertę w przetargu?

Ustawa Prawo zamówień publicznych to główny akt prawny regulujący proces przetargowy. Podmioty zobligowane do jej stosowania, zwane zamawiającymi, dla możliwości zawarcia umowy, muszą przeprowadzić formalną procedurę wyboru wykonawcy w jednym z trybów postępowania opisanych w ustawie. Podstawowe tryby przeprowadzenia postępowania to przetarg nieograniczony i ograniczony. Pozostałe, w głównej mierze opierające się na negocjacjach, to na przykład dialog konkurencyjny, negocjacje z ogłoszeniem, czy partnerstwo innowacyjne, a także tryb zamówienia z wolnej ręki.
Zamówienia publiczne to dla firm z sektora MŚP rynek o bardzo dużym potencjale. Okazuje się jednak, że wielu przedsiębiorców natrafia na poważne przeszkody już na etapie składania oferty w przetargu.
Poprawnie przygotowana oferta to dla wykonawcy podstawa każdego postępowania przetargowego. Jak odpowiednio przygotować ofertę do przetargu i o czym warto pamiętać w trakcie tej procedury?

Gdzie szukać informacji o przetargach?

Zamówienia publiczne znajdziemy przede wszystkim na stronie Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP), trzeba jednak pamiętać, że tam publikowane są ogłoszenia powyżej wartości 30 tysięcy euro.

Przetargów poniżej tego progu można szukać w Biuletynach Informacji Publicznej (BIP). Tam zamieszczone są przetargi zarówno powyżej, jak i poniżej 30 tysięcy euro.
Do tworzenia stron BIP zobowiązane są:

• organy władzy publicznej
• organy samorządowe
• podmioty reprezentujące osoby prawne samorządu terytorialnego
• podmioty reprezentujące państwowe jednostki organizacyjne

Co sprawdzić przed złożeniem oferty?

Aby przedsiębiorca mógł stać się uczestnikiem postępowania i miał szansę na uzyskanie zamówienia, spełnić musi warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegać wykluczeniu (warunki udziału określa zamawiający na podstawie zapisów ustawy PZP). Powinniśmy zacząć od dokładnego sprawdzenia dokumentacji zamówienia publicznego. Informacja o przetargu i pełna dokumentacja zamówienia znajduje się zwykle na stronie internetowej zamawiającego. Najważniejsze dokumenty dotyczące zamówienia publicznego to:

• Specyfikacja Warunków Zamówienia, w skrócie SWZ. Kluczowy dokument, który zawiera wszystkie warunki, jakie musi spełnić wykonawca. Określa również wysokość wadium oraz to, jakie dokumenty musi złożyć firma składająca ofertę w przetargu.
• Dokładny opis przedmiotu zamówienia łącznie ze specyfikacjami technicznymi czy projektem w przypadku prac budowlanych.
• Wzór formularza oferty przetargowej – czyli dokument, który wykonawca musi wypełnić i złożyć w odpowiednim terminie. Formularz ten jest podstawą złożenia oferty do przetargu.
• Wzór umowy – treść umowy, podpisywanej przez zamawiającego z wykonawcą, który wygra przetarg.

Dokumentacja przetargu powinna zawierać również wzory pozostałych oświadczeń, które musi złożyć wykonawca w ramach składania oferty do przetargu.
W razie wątpliwości, jako wykonawca zawsze możemy zwrócić się do zamawiającego o doprecyzowanie informacji zawartych w dokumentacji. Forma i terminy składania takich pytań są również określone w SWZ.

Jak przygotować i złożyć ofertę do przetargu?

Złożenie oferty przetargowej polega na poprawnym wypełnieniu i złożeniu formularza oferty wraz z resztą wymaganej dokumentacji (załącznikami, które określa SWZ). Najczęściej są to oświadczenia do przetargu dotyczące spełnienia warunków zamówienia publicznego oraz braku przesłanek do wykluczenia. W wielu przypadkach zamawiający wymagają jednak również innych dokumentów jak, chociażby odpis z KRS. Każdorazowo należy sprawdzić, czy dokumenty powinny być złożone z ofertą, czy dopiero po wyłonieniu zwycięzcy przetargu. Formularz oferty zawiera zwykle takie informacje jak cena czy okres gwarancji. Oferta powinna obejmować dokładnie i tylko to, co jest określone w dokumentacji przetargowej.

Przedsiębiorca chcący wystartować w przetargu publicznym powinien dysponować również:

• zaświadczeniem właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego o niezaleganiu z opłatą składek
• zaświadczeniem właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającym, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków
• informacją z Krajowego Rejestru Karnego

Kluczowe jest również dostarczenie naszej oferty w odpowiednim terminie i w odpowiedni sposób. Te informacje zawarte są w ogłoszeniu o przetargu i  podane w SWZ.

Wyniki przetargu

Po złożeniu oferty i wszystkich wymaganych dokumentów pozostaje nam czekać na wybór oferty przetargowej. Terminy rozstrzygnięć reguluje ustawa PZP.